TEIL 4 – Erweiterung und Verbesserung des Ticketsystems.

In den letzten Monaten hat uns einiges an Feedback bezüglich des Ticketsystems auf Basis von Microsoft-365-Komponenten erreicht. Es hat sich gezeigt, dass für viele Vereinen, sozialen oder gemeinnützigen Einrichtungen oder mittelständische Unternehmen der Einsatz eines Ticketsystems auf Basis von Microsoft 365-Komponenten interessant ist.

Basierend auf dem Feedback unserer Leser wurden neue Erweiterungen und Verbesserungen entwickelt, die hier in Kürze vorgestellt werden.

Tickets in Microsoft 365 Sharepoint-Liste schreiben

In Teil 1 der Beschreibung zum Ticketsystem wird vorgeschlagen, dass die Eingaben des Formulars (Vgl. Teil 2) direkt als Planner-Aufgaben erstellt werden sollen. Die Anforderungen aus der Praxis haben jedoch gezeigt, dass zusätzliche Informationen zu den Tickets gespeichert werden sollen z.B.:

• Zeitpunkt der Erstellung
• Zeitpunkt des Abschlusses
• Zeitraum der Bearbeitung
• Anforderer (E-Mail, Anrede, etc.)
• Referenzen (Anhänge, Verweise, etc.)

Des Weiteren war es häufig ein Anliegen die Statusänderung (z.B. “das Ticket ist jetzt in Bearbeitung”) abzufragen und darauf zu reagieren. 

Um die o.g. Anforderungen abzubilden schlagen wir vor das Ticket im Rahmen der Anlage (als Planner-Aufgabe) mit in eine Sharepoint-Liste zu schreiben. So können alle zusätzlichen Informationen des Tickets mit gespeichert werden und beim Vergleich des aktuellen Status (Planner-Aufgabe) mit dem bekannten Status (Sharepoint-Liste) kann auf Statusänderungen reagiert werden (Dies wird aktuell von Power Automate noch nicht nativ unterstützt).

Die Folgende Darstellung zeigt die Anlage des Tickets als Sharepoint-Listenelement.

Verschlankung der Aufgabenanlage

In Teil 3 der Beschreibung zum Ticketsystem wird vorgeschlagen für jedes neue Modul bzw. Bucket (hier: “Website”, “ERP”, bzw. “CRM”) die Aufgabe zur Anlage (bzw. Aktualisierung) einer Aufgabe im Planner separat anzulegen. Es hat sich gezeigt, dass dieses Vorgehen unpraktisch im Hinblick auf die Wartung und Betrieb ist, da bei Änderungen jeder der o.g. Aufgaben angepasst werden muss.

Um den Flow zu vereinfachen können variable Informationen der Tickets (z.B. Bucket-ID, Verantwortliche, Priorität, etc.) in Variablen gespeichert werden. Diese werden am Anfang des Flows initialisiert und später z.B. in Abhängigkeit des gewählten Moduls festgelegt. Die folgende Abbildung zeigt das Vorgehen in einem Beispiel:

Support

Sie möchten das Ticketsystem operativ einsetzen und benötigen Unterstützung? Wir bieten Ihnen gerne Unterstützung an. Melden Sie sich hierfür bitte über unser Kontaktformular oder telefonisch +49 851 9869050 bei uns oder Vereinbaren Sie einen Rückruf mit unserem Self-Service Chatbot Gezi. 

Zusammenfassung und Ausblick

Das aufgezeigte Ticketsystem ist modular mittels Microsoft 365-Komponenten aufgebaut und kann daher einfach erweitert bzw. ergänzt werden. Wir werden in den kommenden Wochen Beiträge veröffentlichen, die Möglichkeiten der Umsetzung mit Microsoft 365-Komponenten aufzeigt.

Haben Sie das aufgezeigte Ticketsystem nachgebaut? Haben Sie sich inspirieren lassen? Oder sind offene Fragen geblieben? Lassen Sie es mich wissen und kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.

Vielen Dank für’s Lesen.

Mit besten Grüßen,

Jonas Kufner